Viisi harhaluuloa pk-yritysten digitalisoinnista

Työskennellessäni Hot Potato -hankkeen asiakaspiloteissa ensimmäiset tapaamiset yrityksissä ovat usein jännittyneitä: ”Mä en sitten tajua mitään mistään tietokoneista” ”Nää on varmaan ihan tyhmiä kysymyksiä” ”En oikein tiedä mistä aloittaa”.  Yhdessä olemme lähteneet teknologian sijaan liikkeelle ongelmasta. Mitä yrityksen toiminnassa olisi kehitettävää? Mitkä asiat vievät aikaa tai huomiota tärkeimmiltä tehtäviltä? Häiritseekö jotkin asiat työn mielekkyyttä? Tämän jälkeen olemme pohtineet työkaluja, kehittäneet ratkaisuja ja tehneet kokeiluja.  Loppukeskusteluissa tunnelma on usein helpottunut. Ei ole tarvinnutkaan muuttua teknologia-asiantuntijaksi, ei ole tarvinnut investoida kymmeniä tuhansia euroja, ei ole ollut pakko muuttaa koko yrityksen toimintaa – digitalisointi voikin olla ihan yksinkertaista.

Digitalisointiin liittyykin monenlaisia harhaluuloja pk-yrityksissä. Teknologian tuominen toimintaan voidaan kokea monimutkaiseksi, ihmisistä vieraannuttavaksi tai jopa stressaavaksi. Näistä harhaluuloista ja asiakaspilottien loppukeskusteluissa yrittäjiltä tulleista oivalluksista olen koonnut viiden kohdan listan.

Harhaluulo 1: Sinun tulee tuntea tietotekniikkaa, jos haluat digitalisoida toimintaasi

Ei tarvitse. Toki sinun täytyy opetella käyttämään uusia järjestelmiä, mutta se, miten ne toimivat, miten ne on kehitetty ja mihin kaikki perustuvat, on toisarvoista. Eihän sinun tarvitse tietää, miten leivänpaahdinkaan toimii osataksesi paahtaa leipää.

Harhaluulo 2: Tietojärjestelmät ovat isojen firmojen juttuja

Eivät ole. Tietojen käsittelyä on järkevää automatisoida myös pk-yrityksissä. Tarpeet ja volyymit voivat toki olla erilaisia kuin suuryrityksissä, mutta on lukuisia tehtäviä, jotka kone tekee ihmistä nopeammin ja tehokkaammin – myös pk-yrityksissä.

Harhaluulo 3: Pk-yrittäjän työlle ei voi laskea tuntipalkkaa

Voi. Yrittäjä mieltää helposti itse tekemänsä työtunnit ilmaiseksi. Piloteissa olen törmännyt esimerkiksi tapaukseen, jossa järjestelmän kuukausihinta oli muutamia satasia ja tätä investointia pohdittiin pitkään sen hinnan vuoksi. Ajateltiin pelkästään tätä kuukausittaista kulua, ilman, että mietittiin, kuinka paljon työaikaa järjestelmää käyttämällä voitaisiin säästää. Loppujen lopuksi järjestelmän käyttöönoton jälkeen yrittäjä laski päivittäin koko yrityksen tasolla säästyvän kahdeksan tuntia työtä. Tämän ajan yrittäjä ja muut työntekijät pystyivät nyt käyttämään muuhun toimintaan. Digitalisointi voikin vapauttaa työaikaa rutiinitehtävistä tuottavampaan toimintaan.

Harhaluulo 4: Jos digitalisoi jotain, on paras samalla digitalisoida kaikki

Todennäköisesti ei. Tietotekniikan avulla voi käsitellä suuria määriä tietoa nopeasti ja ilman inhimillisiä virheitä.  Se siis sopii erityisesti tehtäviin, joissa tietomäärät ovat suuret ja tietoja täytyy prosessoida tai hakea suuresta joukosta. Jos jokin tehtävä toistuu satunnaisesti tai vaatii tapauskohtaista tulkintaa, se ei välttämättä toimi paremmin sähköisenä. Manuaalista ja automatisoitua työtä voi vapaasti yhdistää. Tietotekniikka on työkalu siinä missä kynä ja paperikin.

Harhaluulo 5: Tietämystä ei tarvitse pienessä yrityksessä jakaa

Ei ehkä tarvitse, mutta kannattaisi kyllä. Monesti olen törmännyt pienissä yrityksissä ongelmaan, että liiketoiminnan kannalta tärkeä tieto sijaitsee vain ja ainoastaan yrittäjän pään sisällä. Jos yrittäjä haluaa pitää lomaa, on sairaana tai haluaisi muuten jakaa vastuuta, törmätäänkin ongelmaan ”Mä olen ainut, joka osaa tämän tehdä täällä”. Asiakasrekisterit, vuosikellot ja dokumenttienhallinta ovat asiakaspiloteissamme olleet keinoja tuoda yrittäjän osaamista näkyväksi myös muille. Voi olla vapauttavaa tuntea, ettei olekaan korvaamaton.

Teksti: Reetta Raitoharju, Turun AMK