Lelut ja työkalut – miten käsitellä kuumia perunoita polttamatta sormiaan

Maailma on täynnä asioita, joilla on tarkoitus. Toisilla se tarkoitus on tärkeämpi, toisilla vähemmän tärkeä. Erilaisia esineitä ja asioita voidaan arvioida ja arvottaa monella eri tavalla, ja tämä pätee tietysti myös erilaisiin tietojärjestelmiin. Laadunvalvonnalla ja ohjelmistotestauksella saadaan tyypillisesti aikaan teknisesti toimivia ratkaisuja, ja käytettävyystestauksella ja käyttäjäkokemuksen mittaamisella pystytään parantamaan ihmisten ja järjestelmien yhteisvaikutusta. Kaukaa katsottuna kaikki on siis hyvin: meillä on juuri sellaisia järjestelmiä, joita tarvitsemme. Vai onko? Saammeko työmme tehtyä työkalujemme avulla vai niistä huolimatta?

Mikä on toimivan työkalun määritelmä? Periaatteessa kysymys on tarkoituksesta: työkalu on sellainen asia, jota käytetään jonkin muun asian aikaansaamiseksi. Eli työkalun arvo on siinä mitä sillä saadaan aikaan, ei työkalussa itsessään. Lisäksi työkalulla on käyttäjä, joka tekee työkalulla jotain. Riippuen työkalun ja työn luonteesta riippuu työkalun tehokkuus ja arvo myös käyttäjän ominaisuuksista. Lapio, jota pienempi ojankaivaja ei jaksa nostaa edes tyhjänä ei ole hänelle tehokas, vaikka voimakkaampi kaivaja saisi samaisella lapiolla parhaat tulokset. Käyttäjien ominaisuudet ovat lisäksi jatkuvassa muutoksessa. Ihmiset oppivat nopeasti ja kehittyvät usein hyviksi työssään.

Hupikäyttöön tehdyn ohjelmiston tärkeä ominaisuus on helppokäyttöisyys ja käyttäjien huomioiminen, sen sijaan ammattilaisjärjestelmissä tehokas käyttö voi vaatia jopa vuosien harjoittelua ja vain muutamia käyttäjiä. Harjoittelun jälkeen ammattilaistyökalulla voikin sitten tehdä enemmän kuin helposti opittavalla kevytversiolla. Puuseppämestari pystyy tekemään terävällä taltalla asioita, joita osaamattomampi ei saa aikaan millään menetelmällä.

Eli seuraavan kerran, kun kiroat huonoa/hankalaa/rumaa järjestelmää, pysähdy hetkeksi ja mieti, mitkä asiat eivät sovi yhteen: oletko tekemässä sitä, mihin työkalu on tarkoitettu? (Excel ei ole tietokantaohjelma…) Oletko tekemässä oikean tasoisella työkalulla (SAP R/3 vai Odoo?) vai olisiko ongelma oikeasti käyttäjän osaamattomuudessa (vaikka sovelluskehittäjät usein vetoavat tähän on huono sovellus aina välillä oikeasti huono sovellus) ja korjattavissa pienellä opiskelulla?

Tosin tässäkin joutuu palaamaan ammattilaisjärjestelmän luonteeseen. Yksittäinen käyttäjä harvoin pääsee valitsemaan kaikkia yrityksen järjestelmiä ja joutuu pakosta käyttämään sitä, mikä on jostakin syystä valittu. Tässä voi tulla vastaan juuri samat yhteensopivuuden puutteet kuin edellä. Erityisesti pk-yrityksen työkaluja valitessa aika- ja kassavirtapaineessa on syytä ottaa huomioon juurikin työkalun tarkoitus, monimutkaisuus ja vaadittava osaaminen, koska väärällä tai huonolla työkalulla – myös tietojärjestelmällä – ei synny kuin sutta ja sekundaa. Oikealla järjestelmällä hyvin käytettynä työnteko sujuu kuin tanssi.

Teksti: Ville Harkke ja Antti Tuomisto, TY